Сразу в руки

Почему так много неэффективных совещаний?

Мы все это почувствовали, когда пришлось уйти на удалёнку. Но постепенно команды подстроились, кто-то вернулся в офис, стало полегче. А теперь нас серьёзно тряхнуло, и бесполезные, изматывающие собрания вернулись снова. Почему их так много? Вот несколько причин:

Ненастроенные процессы и плохая коммуникация
Обычно встречами компенсируют организационные недостатки. В календарях
сотрудников появляются бесконечные «информирования», «обновления»,
"статусы". Это огромная трата времени, особенно если команда растёт. Большую часть такой работы можно и нужно делать асинхронно. Учиться вести паспорта проектов, рабочие доски, рассылки, письменные отчёты, которые можно смотреть и комментировать в удобное время. Если же руководителю нужно пообщаться с каждым, продуктивнее провести несколько индивидуальных встреч на пару минут. Руководитель как заинтересованная сторона потратит тот же час, зато сотрудники сэкономят его для своих задач.

На собраниях размазывают ответственность
Если никто в команде не отвечает за#nbsp;функциональную зону, либо ответственный не может принять решение, встречи собираются для иллюзорного «информирования» и «запроса мнений». По сути же проблема затягивается, а ответственность за неё аккуратно перекладывается на всех. Нет ничего плохого в том, чтобы советоваться с командой, но это можно делать асинхронно. Главное, чтобы у каждого направления был ведущий с компетенциями и полномочиями что-то решать.

Совещания нужны для контроля
Так руководитель микроменеджерит команду. Возможно, сотрудники слабоваты, и приходится проверять каждый шаг. Или сам руководитель ещё не набрался опыта, вот и подстраховывается авторитарным стилем управления «сверху вниз», «лицом к лицу». В любом случае частые собрания — плохой и затратный способ отслеживать результаты. Лучше потрудиться, но научить людей работать самостоятельно, чтобы им можно было доверять.

Встречи плохо организованы
Встречи без темы, которые превращаются в поток жалоб и выяснение отношений. Безрезультатные встречи и встречи с неограниченным числом участников. Можно закрыть сразу несколько проблем, если договориться о правилах проведения совещаний. Прописывать повестку и желаемый результат, чтобы сотрудники знали, куда и зачем приглашены. Распределять роли: ведущий следит за повесткой и чтобы участники не отклонялись от сути, кто-то из участников — за временем, специальный ответственный ведёт заметки. А после встречи отправлять участникам краткое письмо с её итогами: что рассмотрели, что решили, кто что готовит к
следующему собранию.

Сотрудникам не хватает общения
Повестка совещаний размывается и если сотрудникам просто некогда больше
поговорить. Одни когда-то работали вместе, а теперь сидят порознь и скучают. Другие только собрались в команду и хотят узнать друг друга получше. Да и новичков хочется побыстрее включить в контекст. Для укрепления отношений команде нужны события с неформальным общением, о которых не надо забывать. Иначе и работа пострадает.


Что ещё почитать:


Подписывайтесь на наш телеграм-канал «Не мешайте людям работать» о том, как организовать работу команд.